Yazı İşleri Müdürlüğü

[email protected]

Meclis ve Encümen toplantılarını organize etmek, toplantılarda alınan kararları dokümante ederek dağıtımını gerçekleştirmek, Meclis toplantısında ilgili ihtisas komisyonlarına havale edilmesine karar verilen dosyalar için karar yazılarının hazırlanmasını ve ihtisas komisyonlarına havale edilen dosya örneklerinin bir kopyalarının hazırlanarak ilgili müdürlüklere teslim edilmesini sağlamak, Başkanlık Makamından, müdürlüklerden, diğer kurumlardan ve vatandaşlardan Yazı İşleri Müdürlüğü’ne gelen evrakları bilgisayar ortamında sisteme işlemek ve elektronik ortamda ilgili müdürlüklere havale etmek, evrak Belediye bünyesinde bir birime iletilecek ise zimmet karşılığı ilgili birime, Belediye dışında bir kurum / kuruluş / kişiye iletilecek ise posta veya kep yolu ile teslim etmek.

Evrak Kayıt: Başkanlık Makamı’ndan, müdürlüklerden, diğer kurumlardan ve vatandaşlardan Yazı İşleri Müdürlüğü’ne gelen evrakları bilgisayar ortamında sisteme işlemek, Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından hazırlanan evrakları sisteme işledikten sonra hazırlanan evrak Belediye bünyesinde bir birime iletilecek ise fiziki olarak zimmet karşılığı ilgili birime, elektronik ortamda da ilgili müdürlüklere havale etmek, Belediye dışında bir kurum / kuruluş / kişiye iletilecek ise posta veya kep yolu ile teslim etmek.

Meclis Kalemi: Meclis toplantılarında evraklarının görüşülmesini isteyen müdürlüklerin dosyalarını kayda almak, müdürlüklerden gelip kayda alınan dosyaları referans alarak Meclis toplantısının gündemini hazırlamak, Meclis toplantısının gündemini ilgili yerlere tebliğ etmek ve gündemin Belediye internet sitesinde ve Zabıta Müdürlüğü ilan panosunda ilan edilmesini sağlamak, Meclis toplantılarına katılmak, toplantıda gündem maddelerinin görüşülmesi esnasında ilgili müdürlükçe kayda alınan sesli ve görüntülü kamera kayıtlarını toplantı sonrasında çözerek meclis tutanaklarını oluşturmak, Meclis Kararlarının kesinleşmesinden sonra karar özetini hazırlamak, ilan panosuna asmak, Meclis toplantısında görüşülüp kesinleştirilen bir önceki toplantı zaptının kararlarını yazmak, internet sayfasında yayınlamak ve arşivlemek, Meclis toplantısında görüşülüp sonuçlandırılan konular için karar yazılarını yazmak, yazılan kararların ilgili Müdürlüklerine gönderilmesini sağlamak, kararlar ve eklerini Meclis Başkanı ve Katip Üyelere imzalatmak, kesinleşen Meclis Kararlarının Kaymakamlık Makamına gönderilmesini sağlamak, toplantı katılımcı listesini oluşturmak ve listeyi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’ne göndererek, Meclis başkan ve üyelerine huzur hakkı ücretlerinin ödenmesini sağlamak.

Encümen Kalemi: Encümen toplantılarında evraklarının görüşülmesini isteyen müdürlüklerin gönderdiği dosyaları referans alarak Encümen toplantısının gündemini hazırlamak ve toplantının başlangıcında Encümen üyelerine dağıtmak, Encümen toplantılarına katılmak, bir önceki toplantıda görüşülen kararların imzalanmasını sağlamak, Encümen toplantısının bitiminden sonra, gündem maddeleri ile ilgili notları referans alarak görüşülen konuların sonuçları doğrultusunda Encümen Kararlarını yazmak, Encümen üyelerine imzalatarak dağıtımını gerçekleştirmek,  Belediye Encümeni Başkan ve Üyelerine aylık brüt ödenek verilmesi için İnsan Kaynakları Müdürlüğü’ne aylık olarak yazı ekinde yoklama çizelgelerini göndermek.

Posta İşlemleri: Müdürlüklerden yapılan dış yazışmaların posta yolu ile gönderilecek olanların fiziki ve elektronik ortamda gerekli posta işlemlerinin yapılmasını sağlamak.

Mevcut yasa ve yönetmelikler.